Automatización Empresarial en el Sector Educativo

En la actualidad, la automatización empresarial es clave para que las empresas y negocios no sólo puedan seguir siendo competitivos, sino que se destaquen en su sector.

Dentro de la industria de la educación, esto no es una excepción, dado que la implementación de herramientas basadas en inteligencia artificial (IA) está cimentando nuevos paradigmas educativos.

De acuerdo con lo expuesto en el Monitor Global de Educación Opinión pública sobre la educación de septiembre de 2023, que fue elaborado por Ipsos, un 66 % de los padres encuestados en España manifestó que los maestros deben capacitarse en IA.

Sin embargo, estas formaciones tecnológicas no solamente tienen que aplicarse en el ámbito académico, sino también en el administrativo por medio de una automatización de procesos empresariales en las instituciones educativas para que puedan tener un funcionamiento más eficiente que responda a las necesidades educativas actuales.

7 maneras para implementar de forma efectiva la automatización empresarial en una empresa educativa

La automatización y digitalización de los procesos empresariales es una de las alternativas a través de las que es posible optimizar la operatividad en las organizaciones educativas, enfocando los esfuerzos en actividades que ameritan más análisis e incluso, una toma de decisiones.

En el ámbito educativo, el proceso de enseñanza aprendizaje de los estudiantes es clave, pudiendo considerarse el corazón de toda organización en la que se busque fomentar un aprendizaje significativo en estos individuos y contribuir a un posicionamiento de marca con base en valores en los que se respete la individualidad de los alumnos en el aprendizaje.

De este modo, algunos consejos para que puedas implementar la automatización empresarial de forma efectiva en una institución educativa son los siguientes:

1.   Usa un software de gestión de la contabilidad

Una de las maneras en la que puedes poner en práctica la automatización empresarial consiste en usar un software de gestión de contabilidad con el que mantendrás un mayor control de las finanzas de la institución educativa.

Además, estas herramientas digitales suelen ofrecerte la posibilidad de cumplir con el Sistema Verifactu, cálculos de impuestos, así como determinar el estado financiero actual del centro educativo.

Con respecto a qué es Verifactu, se trata de un sistema de verificación de facturas electrónicas con el cual se busca luchar contra los fraudes fiscales, así como fomentar la transformación digital.

Algunas de las labores para las que podrás utilizar un software de contabilidad son las siguientes:

• Personaliza facturas electrónicas con base en la identidad visual del instituto educativo.
• Programa facturas electrónicas recurrentes.
• Haz una conciliación bancaria de tus facturas bancarias con tu cuenta de banco.

2.   Emplea herramientas basadas en inteligencia artificial para planificar clases

Otras de las formas en las que es posible llevar a cabo una automatización empresarial consiste en que los profesores utilicen herramientas basadas en inteligencia artificial para agilizar sus procesos de planificación de las clases y, de ese modo, puedan dedicar más tiempo a hacerle seguimiento a los estudiantes, ofreciéndoles una atención personalizada.

Así pues, este tipo de herramientas es idónea para disponer de ideas en torno a la forma de cómo abordar el aprendizaje, así como la planificación de estrategias de enseñanza que sean innovadoras y fomenten el aprendizaje significativo de los estudiantes al permitirles construir sus procesos de aprendizaje con base en sus necesidades específicas.

De este modo, algunas de las formas cómo las herramientas basadas en inteligencia artificial pueden ayudar en la planificación de las clases, reduciendo la carga laboral de los docentes de un modo significativo son las siguientes:

• Los docentes podrán planificar el abordaje de los contenidos programáticos teniendo en cuenta los estilos de aprendizaje de los estudiantes.
• Las herramientas de IA pueden sugerir diversas actividades que estén adaptadas a los niveles y necesidades particulares de los alumnos.
• Facilita la planificación conjunta, puesto que permite que los docentes puedan compartir estrategias y materiales de aprendizaje de modo sencillo con otros docentes y el personal directivo de la institución.

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3.   Haz un seguimiento de las calificaciones de los estudiantes

Es posible aplicar la automatización empresarial para hacerle seguimiento a las calificaciones de los estudiantes y, con base en estas, tomar acciones que contribuyan a que estos mejoren su rendimiento académico.

Así pues, estas son herramientas a través de las que es posible conocer información acerca de las calificaciones, participación o asistencia de los estudiantes para determinar si su rendimiento estudiantil es o no el más favorable.

Algunas de las principales maneras en la que podrás llevar a cabo un seguimiento del rendimiento estudiantil son las siguientes:

• Visualización de las calificaciones, ya sea en gráficos, tablas u otros formatos.
• Emplea fórmulas para obtener promedios de calificaciones; sumas ponderadas o detectar calificaciones bajas.
• Se pueden registrar hitos y comportamientos en el proceso de aprendizaje de los estudiantes.

4.   Brinda acceso a material pedagógico

La automatización empresarial en centros educativos facilita que los estudiantes puedan revisar materiales pedagógicos mediante un repositorio central en el que estos ingresen con un usuario y contraseña.

Esto, a su vez, les permitirá consultar y utilizar los materiales de estudio de manera fácil y segura. Además, ofrece transparencia en la información, facilitando que se pueda intercambiar de forma fácil y segura entre profesores, estudiantes y equipo administrativo, evitando que se produzcan errores o incluso, pérdidas de datos.

Algunas de las formas en las que podrás implementar la automatización para facilitar el acceso al material pedagógico a los estudiantes y docentes son las siguientes:

• Los estudiantes y docentes podrán acceder de forma instantánea al material pedagógico, eliminando posibles retrasos que suelen motivarse a procesos manuales, tales como la entrega física de estos recursos educativos o búsquedas extensas en bibliotecas.
• Hay sistemas automatizados que analizan el progreso de cada estudiante y sugieren materiales pedagógicos específicos según sus necesidades.
• Los sistemas automatizados pueden indexar grandes bases de datos de materiales educativos, permitiendo hacer búsquedas rápidas con filtros avanzados, ya sea por nivel educativo, tema, búsqueda alfabética, entre otros.

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5.   Realización de actividades interactivas con los estudiantes

Una de las formas en las que es posible automatizar los procesos educativos consiste en utilizar un software educativo para realizar diversos tipos de actividades interactivas con los estudiantes, tales como cuestionarios, simulaciones y juegos educativos, entre otros.

Asimismo, la implementación de este tipo de herramientas promueve el aprendizaje constructivista en los estudiantes y aminora la carga laboral de los docentes, quiénes podrán tener acceso a las evaluaciones de este tipo de tareas interactivas.

Algunas de las maneras en las que es posible automatizar los procesos educativos por medio del uso de herramientas digitales y fomentar el aprendizaje en línea son las siguientes:

• Realización de informes de seguimiento de los estudiantes que se generan a partir de los resultados obtenidos en las actividades interactivas.
• Llevar a cabo una gamificación del aula de clases.
• Uso de la inteligencia artificial para personalizar las actividades en función de los requerimientos específicos de los alumnos.

6.   Elaboración de la planificación de horarios

Entre las diversas maneras en las que se puede llevar a cabo una automatización empresarial, hay que mencionar la planificación de horarios del centro educativo, que, con ayuda de softwares digitales, puede realizarse de manera rápida y eficiente.

De este modo, estas labores se harán con base en criterios como la disponibilidad de los profesores, capacidad de los salones, preferencias de los profesores, así como las materias específicas en ciertas horas o días, entre otros.

Algunas de las maneras en las que podrás planificar los horarios de clase por medio de la automatización son las siguientes:

• Estas herramientas evalúan posibles combinaciones hasta encontrar un horario válido.
• Se emplean interfaces en las cuales agregar materias, recursos y profesores.
• Se ofrece la opción de descargar los horarios en formatos como PDF o documento de Excel.

7. Comunicación efectiva con padres y representantes

La automatización de procesos en una institución educativa también se puede emplear usando aplicaciones o herramientas digitales por medio de las cuales establecer una comunicación efectiva con padres y representantes.

Generalmente, estos suelen ser sistemas de envío de mensajes a través de los que se comunica información clave de notificaciones en torno a fechas límites de tareas, exámenes, eventos escolares, entre otros.

Al aplicar la automatización para mantener una comunicación efectiva con padres y representantes, podrás llevar a cabo las siguientes acciones:

• Agilizar la comunicación y facilitar la entrega de información relevante.
• Envío de mensajes personalizados.
• Definir reglas automáticas, tales como el envío de notificaciones cuando los estudiantes tienen 2 faltas seguidas a la institución educativa.

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Es crucial implementar la automatización empresarial en los procesos empresariales y educativos

La automatización empresarial en el ámbito educativo debe convertirse en una alternativa por medio de que no solamente sea posible mejorar la gestión empresarial de las instituciones educativas, sino lograr que diversos procesos implicados en el ejercicio de la docencia puedan realizarse de una forma más rápida e incluso efectiva.

Estos recursos tecnológicos permitirán que los profesores dispongan de asistentes de inteligencia artificial a los cuales pedir apoyo para elaborar sus planes de clases, así como planificar sus metodologías y estrategias de enseñanza, contando con un cúmulo de ideas innovadoras que pueden implementar para mejorar sustancialmente el proceso de enseñanza.

Así pues, es incuestionable la importancia de la automatización empresarial en el sector educativo, ya que el proceso de enseñanza – aprendizaje no solamente involucra las acciones que acontecen dentro de las aulas, sino otros aspectos como la comunicación con padres y representantes, seguimiento del rendimiento estudiar y planificación de horarios de clases.

Biografía de la autora

Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.